Инвойс – важная составляющая при транспортировке товаров через границу

Внешняя экономическая деятельность, к которой относится и бизнес с Китаем, подразумевает оборот большого количества различных документов. В рамках ее проведения одной из важных организационных процедур является заполнение инвойса. Согласно обобщенному определению, это документ, в котором содержится детальная информация о продукции и услугах (в контексте транспортировки из Китая речь идет, конечно же, о товарах). В нем необходимо указать такие сведения, как:

наименование;
количество;
стоимость;
условия поставки;
характеристики.

Документ заполняет компания-поставщик и передает либо заказчику, либо его представителям. Последними могут быть перевозчики, осуществляющие доставку из Китая, или таможенные брокеры.

Разновидности документа

Инвойс подразделяется на два типа – коммерческий и проформа. Первая разновидность документа напоминает чек или накладную. Помимо наименования, количества, стоимости позиций, отмечается информация о двух сторонах сделки – отправителе и заказчике.

Что касается проформы, то для ее заполнения требуются иные условия. Это специфический вид инвойса, который является предварительным счетом за товары. Документ может стать основанием для предоплаты (по желанию заказчика). После изготовления и отгрузки товаров выписывается чистовой коммерческий инвойс с уточненными данными.

Проформа потребуется и в том случае, когда договор о сотрудничестве с поставщиком еще не подписан, но необходимо обеспечить финансирование, при этом источником последнего могут быть как банковские кредиты, так и касса предприятия. В обоих случаях, чтобы получить деньги, нужно основание, и в качестве его допускается использование проформы. Такой документ выписывается и тогда, когда нет возможности определить вес товара, но при этом необходимо разрешение на его загрузку. Например, потребность в предварительном инвойсе нередко возникает при получении больших партий сыпучих материалов. На основании проформы производится их загрузка, но уже после уточнения веса заполняется коммерческий инвойс.

Кроме рассмотренных выше, существует и ряд других ситуаций, когда целесообразно выписывать именно проформу:

передача товаров на склад комиссионного магазина для дальнейшей продажи;
пересылка деловым партнерам образца продукции;
доставка определенных товаров на аукционную площадку, где происходит их реализация;
поставка сырья на предприятие для переработки;
перевозка гуманитарной помощи.

В вышеперечисленных случаях один экземпляр проформы остается на таможне, затем приобщается к общему пакету документов. Данный тип инвойса, задействованный в международных перевозках, заполняется на английском и русском языках.

Как работать с документом

Поскольку вы уже имеете представление о том, что такое инвойс, рассмотрим нюансы по его заполнению. Он отличается от чека, так как в нем отражается более детальная информация как о сторонах сделки, так и о товаре. В настоящее время выписка инвойса осуществляется в соответствии с международным форматом, утвержденным еще в 1983 году.

В документе указываются:

Уникальный номер инвойса, дата его выписки и время, когда была выполнена операция.
Информация о продающей, покупающей стороне, а также посреднике, если тот принимает участие в сделке. Указывается наименование компании, ее реквизиты, адрес, контакт.
Страна происхождения товара и страна, откуда осуществляется его отправка. В контексте текущей статьи – это Китай.
Город-отправитель и город-получатель.
Валюта, которая используется при расчете за товар.
Коммерческое наименование и детальное описание груза.
Количество перевозимого товара в предусмотренных для него единицах измерения, общий вес.
Тип упаковки.
Цена за отдельную единицу продукции.

В инвойсе также содержатся сведения об условиях поставки, при описании которых используется терминология Инкотермс. Обязательно проставляется подпись отправителя. Кроме того, он должен оставить подтверждение, что все данные, занесенные в документ, являются достоверными.

При заполнении инвойса, во избежание вопросов со стороны таможенных работников, следует правильно указать информацию о товаре. Помимо наименования, отмечается направление его применения, материал, из которого изготовлен. Если нужно, детально описываются технические характеристики, номер серии, маркировка, тип упаковки и прочее.

Это важно знать

При подготовке инвойса необходимо с предельной серьезностью подойти к описанию товаров, имеющих особые свойства. К таким относятся:

биологические материалы;
химические вещества;
текстиль;
технически сложные товары, прежде всего, в эту группу попадают оборудование, компьютеры и бытовая электроника;
подарки, причем необязательно покупные.

Для каждой из вышеперечисленных групп предусмотрены свои данные, которые обязательно необходимо указать в инвойсе. Если это биоматериал, описывается его происхождение, цель экспорта, время хранения и требования к условиям транспортировки. При перевозке химических веществ, наряду с их общепринятым названием, вносится информация о форме, физическом состоянии и концентрации. К инвойсу должен быть приложен документ, подтверждающий соответствие требованиям этой продукции нормам безопасности.

При описании технически сложных товаров указываются их составные части, назначение, особенности строения. При перевозке текстиля нужно отметить способ плетения, а также процентное содержание всех тканевых волокон в его составе. Если продукция высылается как образец, требуется пометка о том, что она не предназначена для продажи. В описании подарка указывается его стоимость.

Получить уверенность в том, что коммерческий инвойс заполнен правильно, позволит его проверка. Выполняет ее, как правило, представитель логистической компании. При этом сверяются данные о продавце и покупателе, мониторится полнота товарных позиций, соответствие цены каждого наименования итоговой сумме, указанной в документе.

Инвойс может быть заполнен как в электронном виде, так и вручную, печатными и разборчивыми буквами. Если отправку осуществляет юридическое лицо, должна быть его расшифрованная подпись. Ее нужно скрепить печатью компании. В том случае, когда посылку высылает физическое лицо, будет достаточно одной его подписи.

При необходимости инвойс может включать нескольких страниц. Выписывается документ в пяти экземплярах. Один используется для непосредственного сопровождения груза, даже упаковывается внутрь. Второй приобщается к транспортной накладной. По экземпляру необходимо экспортеру, грузополучателю и логистической компании, которая занимается организацией перевозки.